Categoría: Administración
Por: Félix Miranda Quesada
Al iniciar este artículo es necesario hacer una clara diferencia entre “Procedimientos” y “Manuales de Procedimientos”. Toda actividad encomendada a una persona o a un grupo de ellas, tiene implícitos procedimientos que se realizan para poder cumplir con objetivos diversos dentro de una organización. De no llevarse a cabo procedimientos las tareas no se cumplirían. Pero ¿qué es un procedimiento?
Sin perjuicio de las diferentes definiciones que pudiéramos encontrar en la literatura administrativa, de manera sencilla nosotros afirmamos que un procedimiento es “la serie o secuencia de pasos requeridos para completar una tarea en particular”, donde dicha tarea puede ser de diferente naturaleza y pertenecer a diferentes campos. Así, una tarea en particular podría requerir más pasos en su procedimiento que otras. Algunos autores han percibido en algunos campos, de manera acertada, un procedimiento como una rutina adoptada para el logro de un fin.
Qué es un Manual de Procedimientos
Entendiendo qué es un procedimiento, podemos afirmar que un Manual de Procedimientos es un documento en el que se compilan o agrupan los diferentes procedimientos necesarios para completar una tarea, teniendo como fin establecer una adecuada comunicación a los actores involucrados que les permita realizar sus tareas en forma ordenada y sistemática.
Para A. Reyes Ponce, se trata de “Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar (manuable) se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa”.
De lo anterior se infiere que, la característica sobresaliente del Manual de Procedimientos la constituye el hecho de que es un documento escrito, a diferencia del Procedimiento en sí que está representado por la acción material. Es así como Graham Kellog indica que “Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo”.
Queda claro entonces, que el Manual de Procedimientos le da a los procedimientos realizados (que no necesariamente establecidos), un carácter formal u oficial para una determinada tarea o conjunto de tareas, convirtiéndose en una guía orientadora en la consecución de un resultado eficaz y eficiente.
Por lo anterior, la elaboración de Manuales de Procedimientos dentro de la institución o empresa es una función de los directores, gerentes y demás personas con autoridad para la toma de decisiones, conducentes a mantener bien informados a los colaboradores sobre la forma de realizar las tareas de su competencia y evitar así, confusiones a la hora de llevar a cabo sus funciones, pero sirven, a la vez, como un instrumento de rendición de cuenta acerca de qué, cómo, cuándo y dónde se ejecutan las labores que son responsabilidad de cada funcionario.
Sin perjuicio de la descripción específica de los pasos a seguir para cumplir con tareas específicas, los Manuales de Procedimientos deben cumplir con otros objetivos no menos importantes para el buen desarrollo de la gestión administrativa, entre los cuáles podemos mencionar.
1.- Dar a conocer a todo el personal involucrado los objetivos, relaciones de dependencia, responsabilidades y políticas institucionales.
2.- Propiciar la uniformidad del trabajo, permitiendo que diferentes colaboradores puedan realizar diferentes tareas sin ningún inconveniente.
3.- Evitar duplicidad de funciones y, a la vez, servir como indicador para detectar omisiones.
4.- Propiciar mejoras en los procedimientos vigentes en procura de una mayor eficiencia administrativa.
5.- Facilitan la inducción de los nuevos colaboradores de la institución.
6.- Permite la integración de todos los colaboradores así como la funcionalidad integral del personal.
7.- Propicia el ahorro de esfuerzos y recursos
8.- Es un instrumento útil para los evaluadores y auditores del Control Interno.
En conclusión, un Manual de Procedimientos debidamente elaborado, permite al funcionario de la institución o empresa conocer claramente qué debe hacer, cómo, cuándo y dónde debe hacerlo, conociendo también los recursos y requisitos necesarios para cumplimentar una determinada tarea.
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Thursday, April 28, 2011
Tuesday, February 1, 2011
Mensaje del Sr Ministro de Educación, Leonardo Garnier Rímolo
Mi colegio, mi escuela
Leonardo Garnier Rímolo
Ministro de Educación Pública
¿Qué significa para un estudiante su escuela, su colegio? Esa es la pregunta que debemos hacernos hoy… y cada día de este calendario, hasta que entendamos algo que debiera resultarnos obvio: solo tendremos buenas escuelas y colegios cuando para cada estudiante, para cada docente, para cada director o directora y para los padres y madres de familia, su escuela sea realmente su escuela, su colegio sea realmente su colegio.
Pensémoslo bien: sin un sentido de identidad, sin arraigo, sin esa sensación de apropiación tan necesaria para sentir que el colegio es mi colegio, que la escuela es mi escuela, difícilmente se generarán los esfuerzos sistemáticos por parte de todos – estudiantes, docentes, administrativos, padres, junta… todos – para mantener y mejorar constantemente la calidad de ese, nuestro centro educativo.
Cuando decimos mejorar, debemos entenderlo en el sentido más amplio y profundo. Un centro educativo mejora, claro está, cuando mejora su calidad académica porque mejoran sus docentes, por ejemplo, porque se capacitan, porque se esfuerzan, porque llega gente nueva y fresca, porque trabajan en equipo por mejorar su trabajo. Su calidad académica mejora también cuando cuenta con más y mejores recursos didácticos: una mejor biblioteca o centro de recursos, más libros, discos, películas, conexión a Internet y claro, una bibliotecaria apasionada con lo que hace y que busca todo el tiempo formas de atraer más a sus alumnos a ese rincón de conocimiento. La calidad mejora, también, cuando los docentes se toman en serio la calidad, cuando hablan sobre lo que hacen, cuando se preocupan de que algunos alumnos vayan mal, que no aprendan bien o que aprendan muy despacio… o, peor, que se salgan antes de tiempo del colegio. La calidad mejora cuando el papá o la mamá preguntan – al docente o a sus hijos – por el aprendizaje, por la vida en la escuela o el colegio, por cómo se sienten, por qué necesitan… en fin, cuando la familia se involucra en la educación.
Pero la escuela y el colegio son mucho más que eso: son el espacio y el momento en que los niños, niñas y jóvenes viven gran parte de su presente. Sí, su presente. Insisto en esto porque muchas veces solo pensamos la escuela o el colegio como ese lugar de paso al que el estudiante solo va a prepararse “para cuando sea grande”. Y no, no es así: en la escuela y en el colegio se vive, se convive, se goza y se sufre, se comparten experiencias, se aprende sobre la amistad y sobre la decepción, sobre el amor y la tristeza, sobre los juegos y las derrotas, sobre los riesgos y las enfermedades y los accidentes y sobre cómo levantarse; se vive y se aprende sobre la vida de la única forma en que es posible aprender: viviendo.
Y es viviendo y reflexionando sobre ello como nos construimos a nosotros mismos. Por eso, si algo se forja en la escuela y el colegio como suma de todas las cosas que allí ocurren, es nuestra identidad: la identidad de cada niña, de cada niño, de cada joven que vive y comparte con otros, con sus compañeros, sus amigos, sus maestros y profesores, con las señoras de la cocina, con el guarda, con los papás de los amigos… con tanta gente que forma parte de su comunidad educativa.
Qué duro resulta, entonces, cuando nuestros estudiantes sienten que la escuela les resulta ajena, que el colegio les resulta ajeno: cuando es un lugar poblado de extraños y hasta de enemigos; cuando es un lugar en que hay unos adultos a los que deben tener miedo y, claro… a los que intentan burlar, engañar, molestar o hasta agredir cada vez que pueden hacerlo impunemente. Qué duro cuando la escuela o el colegio resultan un lugar por el que no se siente afecto, un lugar que los encierra entre muros y en el que se tiene que cerrar la puerta para que nadie escape. Lo hemos dicho antes: solo una letra separa el aula de la “jaula”… pero cuántas veces las aulas de nuestras escuelas y colegios se sienten como jaulas, como celdas en las que los estudiantes no hacen más que esperar al timbre liberador para salir corriendo.
¿Puede construirse un centro educativo de calidad sobre el miedo? ¿Puede haber una buena escuela, un buen colegio mientras sus alumnos los sientan ajenos y lejanos? ¿Puede enseñar bien una docente que no siente que esos muchachos son suyos, que ese colegio es suyo y que en esas aulas está forjando sus identidades? ¿Puede exigir calidad y buscar con ahínco la calidad de su escuela o su colegio un Director que siempre se siente de paso, que siempre piensa “a dónde iré luego”?
No, no puede haber calidad sin sentido de pertenencia. Esto debe ser evidente, en primer lugar, para las y los estudiantes, que deben sentir sus aulas, sus corredores, sus patios, su biblioteca y – por supuesto – hasta sus baños como una extensión de su propia casa: un lugar en el que viven y aprenden, en el que pueden estar seguros, en el que se construyen a sí mismos. Eso debe ser también así para los docentes, que ahí se vuelven realmente trascendentes. Ni que decir de una de las piezas fundamentales del sistema: los directores, cuya mística y liderazgo es indispensable para construir un centro educativo de calidad. A esto debe sumarse, finalmente, la comunidad educativa: el barrio, el pueblo, la zona debe sentir como suya cada pulgada de la escuela o del colegio.
Termino con aquellos de nosotros que – para nuestra desgracia – no trabajamos ahí, en los centros educativos, sino en eso que llaman “mep”. Para nosotros puede resultar más difícil entender todo esto pero, por eso mismo, es todavía más importante. Quienes estemos en las oficinas centrales o regionales del MEP debemos entender que nuestro trabajo, todo nuestro trabajo, cada acción de nuestro trabajo… solo tiene sentido en la medida en que contribuya a mejorar en algo la calidad de algún centro educativo en particular. De lo contrario, somos irrelevantes. Que cada día de este calendario nos recuerde, a todos, que hay un niño en una escuela, que hay una estudiante en un colegio, que depende de lo que hagamos hoy.
Leonardo Garnier Rímolo
Ministro de Educación Pública
¿Qué significa para un estudiante su escuela, su colegio? Esa es la pregunta que debemos hacernos hoy… y cada día de este calendario, hasta que entendamos algo que debiera resultarnos obvio: solo tendremos buenas escuelas y colegios cuando para cada estudiante, para cada docente, para cada director o directora y para los padres y madres de familia, su escuela sea realmente su escuela, su colegio sea realmente su colegio.
Pensémoslo bien: sin un sentido de identidad, sin arraigo, sin esa sensación de apropiación tan necesaria para sentir que el colegio es mi colegio, que la escuela es mi escuela, difícilmente se generarán los esfuerzos sistemáticos por parte de todos – estudiantes, docentes, administrativos, padres, junta… todos – para mantener y mejorar constantemente la calidad de ese, nuestro centro educativo.
Cuando decimos mejorar, debemos entenderlo en el sentido más amplio y profundo. Un centro educativo mejora, claro está, cuando mejora su calidad académica porque mejoran sus docentes, por ejemplo, porque se capacitan, porque se esfuerzan, porque llega gente nueva y fresca, porque trabajan en equipo por mejorar su trabajo. Su calidad académica mejora también cuando cuenta con más y mejores recursos didácticos: una mejor biblioteca o centro de recursos, más libros, discos, películas, conexión a Internet y claro, una bibliotecaria apasionada con lo que hace y que busca todo el tiempo formas de atraer más a sus alumnos a ese rincón de conocimiento. La calidad mejora, también, cuando los docentes se toman en serio la calidad, cuando hablan sobre lo que hacen, cuando se preocupan de que algunos alumnos vayan mal, que no aprendan bien o que aprendan muy despacio… o, peor, que se salgan antes de tiempo del colegio. La calidad mejora cuando el papá o la mamá preguntan – al docente o a sus hijos – por el aprendizaje, por la vida en la escuela o el colegio, por cómo se sienten, por qué necesitan… en fin, cuando la familia se involucra en la educación.
Pero la escuela y el colegio son mucho más que eso: son el espacio y el momento en que los niños, niñas y jóvenes viven gran parte de su presente. Sí, su presente. Insisto en esto porque muchas veces solo pensamos la escuela o el colegio como ese lugar de paso al que el estudiante solo va a prepararse “para cuando sea grande”. Y no, no es así: en la escuela y en el colegio se vive, se convive, se goza y se sufre, se comparten experiencias, se aprende sobre la amistad y sobre la decepción, sobre el amor y la tristeza, sobre los juegos y las derrotas, sobre los riesgos y las enfermedades y los accidentes y sobre cómo levantarse; se vive y se aprende sobre la vida de la única forma en que es posible aprender: viviendo.
Y es viviendo y reflexionando sobre ello como nos construimos a nosotros mismos. Por eso, si algo se forja en la escuela y el colegio como suma de todas las cosas que allí ocurren, es nuestra identidad: la identidad de cada niña, de cada niño, de cada joven que vive y comparte con otros, con sus compañeros, sus amigos, sus maestros y profesores, con las señoras de la cocina, con el guarda, con los papás de los amigos… con tanta gente que forma parte de su comunidad educativa.
Qué duro resulta, entonces, cuando nuestros estudiantes sienten que la escuela les resulta ajena, que el colegio les resulta ajeno: cuando es un lugar poblado de extraños y hasta de enemigos; cuando es un lugar en que hay unos adultos a los que deben tener miedo y, claro… a los que intentan burlar, engañar, molestar o hasta agredir cada vez que pueden hacerlo impunemente. Qué duro cuando la escuela o el colegio resultan un lugar por el que no se siente afecto, un lugar que los encierra entre muros y en el que se tiene que cerrar la puerta para que nadie escape. Lo hemos dicho antes: solo una letra separa el aula de la “jaula”… pero cuántas veces las aulas de nuestras escuelas y colegios se sienten como jaulas, como celdas en las que los estudiantes no hacen más que esperar al timbre liberador para salir corriendo.
¿Puede construirse un centro educativo de calidad sobre el miedo? ¿Puede haber una buena escuela, un buen colegio mientras sus alumnos los sientan ajenos y lejanos? ¿Puede enseñar bien una docente que no siente que esos muchachos son suyos, que ese colegio es suyo y que en esas aulas está forjando sus identidades? ¿Puede exigir calidad y buscar con ahínco la calidad de su escuela o su colegio un Director que siempre se siente de paso, que siempre piensa “a dónde iré luego”?
No, no puede haber calidad sin sentido de pertenencia. Esto debe ser evidente, en primer lugar, para las y los estudiantes, que deben sentir sus aulas, sus corredores, sus patios, su biblioteca y – por supuesto – hasta sus baños como una extensión de su propia casa: un lugar en el que viven y aprenden, en el que pueden estar seguros, en el que se construyen a sí mismos. Eso debe ser también así para los docentes, que ahí se vuelven realmente trascendentes. Ni que decir de una de las piezas fundamentales del sistema: los directores, cuya mística y liderazgo es indispensable para construir un centro educativo de calidad. A esto debe sumarse, finalmente, la comunidad educativa: el barrio, el pueblo, la zona debe sentir como suya cada pulgada de la escuela o del colegio.
Termino con aquellos de nosotros que – para nuestra desgracia – no trabajamos ahí, en los centros educativos, sino en eso que llaman “mep”. Para nosotros puede resultar más difícil entender todo esto pero, por eso mismo, es todavía más importante. Quienes estemos en las oficinas centrales o regionales del MEP debemos entender que nuestro trabajo, todo nuestro trabajo, cada acción de nuestro trabajo… solo tiene sentido en la medida en que contribuya a mejorar en algo la calidad de algún centro educativo en particular. De lo contrario, somos irrelevantes. Que cada día de este calendario nos recuerde, a todos, que hay un niño en una escuela, que hay una estudiante en un colegio, que depende de lo que hagamos hoy.
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