UNA BUENA ORGANIZACIÓN REQUIERE ESTABLECER LÍMITES

Establezca límites

Pasar tiempo en Redes Sociales como Facebook y otras similares, esá bien; pero a fin de mantenerse organizado, es necesario establecer límites; de preferencia, establecer horarios en las que atender tus Redes Sociales y cumplir con esos tiempos. Puedes poner, asimismo, un temporizador para la revisión del correo electrónico o mientras haces otras actividades que requieren límites. Es interesante cuando pones la alarma para ciertos tipos de tareas y se cumple el tiempo. Te sugiero que lo hagas y verás que es un buen ejercicio, que puede ser muy útil para la organización de tu tiempo.

Utiliza las herramientas que puedan ayudarte, pero solo las necesarias

Para mantener tu casa y tu oficina organizadas, es importante que te hagas con las herramientas necesarias. Artículos como cestas, cajones, separadores, organizadores de habitaciones, aplicaciones, hojas de cálculo, cuadernos, calendarios y mucho más te ayudarán a mantenerte organizado. Pero tienes que evitar comprar y utilizar demasiadas herramientas. Elige el menor número posible de herramientas para hacer el trabajo, pero utiliza las necesarias.

Dedica solo el tiempo necesario para algunas tareas

Es importante dedicar el tiempo necesario para hacer lo que hay que hacer. Por ejemplo, sólo se tarda de 10 a 15 minutos en recorrer la casa con una cesta para colocar todos los objetos que pertenecen a otras habitaciones. También se necesitan de 10 a 15 minutos para revisar la agenda y determinar lo que hay que hacer hoy y después de hoy.

Organiza tu vida, organizando
tu tiempo

Termina con la práctica multitarea

Una de las peores cosas que le ha pasado al ser humano es la presión por hacer más cosas. Cada vez que se inventa una nueva tecnología, en lugar de facilitarnos la vida nos la complica. Inventar el lavavajillas debería haber mejorado la vida de los encargados de casa de todo el mundo, pero en lugar de liberar tiempo para hacer algo divertido como una noche de juegos en familia, sólo liberó tiempo para hacer más trabajo. ¿Para eso sirve realmente la tecnología?

Las redes sociales, los mensajes de texto, la tecnología móvil y las pantallas por todas partes han convertido nuestras vidas en un torbellino. La información fluye a una velocidad vertiginosa, y apenas somos capaces de mantener el ritmo. Cuanta más tecnología se inventa, más intentamos hacer varias cosas a la vez. Después de todo, ¿cuántos de ustedes se han encontrado enviando mensajes de texto y caminando al mismo tiempo, o enviando mensajes de texto durante una reunión familiar o una cena fuera de casa? Probablemente la mayoría de nosotros nos hemos encontrado haciendo todas estas cosas. Pero, ¿funciona realmente? La respuesta es no.

En realidad, la multitarea no funciona.

Nadie es tan bueno, en la multitarea. El cerebro humano no está diseñado para concentrarse de esa manera. Cuando haces varias cosas a la vez, en realidad estás cambiando de una tarea a otra. No haces las dos cosas a la vez. De hecho, hay muy pocas cosas que podamos hacer así. Tal vez algunas muy sencillas, pero aún así, hay cierta dificultad.

Para hacer cosas que requieran pensar de verdad, tenemos que concentrarnos en una sola cosa a la vez. Escribir un informe para el trabajo, pagar las facturas, pasar tiempo con la familia; todas estas cosas merecen el cien por ciento de nuestra atención.

Cuanto más aprendas a concentrarte en cada tarea que estés haciendo en ese momento, más rápido la terminarás y más precisa será. No importa lo que estés intentando conseguir: siempre será de mayor calidad si le dedicas toda tu atención.

Una vida sencilla

Una forma de organizarse es llevar una vida sencilla. La mayoría de la gente compra demasiadas cosas. Seguro que has oído el chiste de comprar casas cada vez más grandes para albergar todas tus "cosas", e incluso trasteros para más "cosas". Para controlar la cantidad de cosas que compras e incorporas a tu vida, haz balance de lo que realmente necesitas.

Compra menos cosas

¿Cuántos pares de jeans necesitas realmente? ¿Cuántos calcetines, camisas, vestidos, etc.? ¿Realmente necesitas algo más? Y, sinceramente, ¿cuántos utensilios de cocina necesitas en este momento? Cuando empieces a buscar cosas nuevas para meter en casa, tanto las que necesitas como las que sólo quieres, piensa bien si realmente las necesitas o no.

Deshazte de las cosas innecesarias.

Revisa tus cosas y deshazte de algunas de ellas. Si no has usado algo durante varios meses o, incluso, años; ya no lo necesitas. Tienes varias opciones para deshacerte de tus cosas. Puedes hacer una venta de garaje, poner las cosas en algún sitio web o donarlas a una organización benéfica. Pero, sácalo de tu casa y desde luego no lo lleves a tu oficina.

Facilitarte las cosas simplificando tu vida marcará una gran diferencia. Tu casa y tu oficina, y también tu coche, estarán menos desordenados. Ahorrarás mucho tiempo, porque cuando las cosas se amontonan, a menudo se pierden papeles e información importantes. El tiempo que ahorras sin tener que buscar objetos perdidos no tiene precio.

Aprende a decir no

Una de las cosas más importantes que puedes aprender para mantenerte organizado es conocer tus límites y saber cuándo decir no. Si empiezas a considerar que el tiempo es más valioso que el dinero, tendrás más posibilidades de decir no cuando sea necesario.

Es difícil decir que no. Todo el mundo a tu alrededor te pide más. La Asociación de Padres y Madres quiere que trabajes en alguna comisión; tu jefe quiere algo que lleva dos semanas, terminado en veinticuatro horas. Tus hijos quieren cada momento de tu día. Tu cónyuge de igual manera. Ni hablar de tu mejor amigo y, todo eso, puede descontrolarse.

Te llevará algún tiempo, pero empieza poco a poco y practica a decir la palabra "No". Siente cómo se te escapa de la lengua y cómo te sientes al pronunciarla. En este momento, es probable que sientas cierta ansiedad al pronunciarla. Pero, con el tiempo, cuando te des cuenta de que vas a ser mucho más valioso haciendo bien cada cosa que hagas, y de que te vas a sentir mejor siendo más organizado, te resultará mucho más fácil.

Un método para decir que no es utilizar la agenda. Saca tu agenda o tu dispositivo móvil, abre el calendario y mira lo que tienes que hacer. Esto te dará la oportunidad de pensar si realmente quieres o no hacer lo que te han pedido. Además, te dará la oportunidad de ver si realmente tienes tiempo para hacerlo. Si no tienes tiempo, y no hay forma real de reorganizar las cosas, aunque quieras hacerlo, tendrás que decir que no.

Si simplemente no quieres hacerlo, puedes utilizar el calendario como excusa. Abrir el calendario y decir: "Lo siento mucho, pero no puedo hacerlo en este momento"; suele ser suficiente. También puedes decir: "Te contestaré antes de X hora". Si realmente quieres hacerlo, pero no tienes tiempo, puedes decir que no a la petición, pero ofrecerte a hacer otra cosa.

Por ejemplo, tu jefe quiere que hagas un trabajo en 24 horas que, literalmente, lleva unas 48 horas de trabajo seguido. Sabiendo que eres humano y que necesitas dormir, es importante que le digas a tu jefe la verdad. "No puedo tener esto hecho para esa fecha, pero lo tendré hecho para esta otra fecha". Este es un buen ejemplo de cómo decir que no, pero cumplir con lo que hay que hacer.

Busca ayuda profesional

Por último, si pruebas todas estas cosas y sigues sin poder organizarte, es posible que entres en la categoría de "desorganizado crónico". O puede que simplemente tengas demasiadas cosas entre manos como para hacerlo todo tú solo. En cualquiera de los dos casos, necesitarás ayuda. Puedes obtener ayuda de varias maneras.

- Contrata a un organizador profesional. Se trata de una persona que puede organizar varios aspectos de tu vida. Algunos profesionales organizan cocinas; otros, cualquier área en la que nos desenvolvamos. Tú decides con qué necesitas ayuda. Incluso empezar por una sola cosa puede repercutir en otras áreas de tu vida. 

- Externalizar. Otra forma de obtener ayuda profesional es externalizar ciertas cosas de tu vida. Puedes subcontratar las tareas domésticas, incluso la preparación de la cena, a un chef profesional, y potencialmente, incluso ciertos aspectos de tu trabajo, si lo deseas. Cualquier cosa que odies hacer, que te lleve demasiado tiempo o que simplemente no puedas hacer, puede externalizarla.

Puede contratar a un asistente virtual para que se encargue de las tareas administrativas, o a una asistente para que mantenga limpia tu casa, o a un organizador profesional que te ayude a identificar qué hábitos debes abandonar y qué hábitos debes introducir para mantenerte organizado. Todo esto puede ayudar en esta era de distracción extrema. 

ORGANIZACIÓN DEL TIEMPO: ASEGÚRATE DE QUE TU AGENDA ESTÁ AL DÍA

Si utilizas algún tipo de agenda, ya sea informatizada o en papel, es imprescindible que la mantengas actualizada. Si el sistema que utilizas es demasiado difícil de actualizar o utilizar, no funcionará. La clave para que una agenda funcione de verdad es adquirir el hábito de mirarla a intervalos regulares. Asegúrate de echarle un vistazo al menos cada mañana y cada noche. Si además le echas un vistazo varias veces al día, para marcar lo que has hecho y añadirle cosas, conseguirás mantener el rumbo adecuado.

Hay muchos tipos de agendas que puedes utilizar y aquí veremos algunos. Cada uno tiene sus ventajas e inconvenientes. Además, lo que es adecuado para otra persona puede no serlo para ti. No te sientas presionado a utilizar nuevas tecnologías cuando las antiguas te funcionan perfectamente. Usa lo que funcione y lo que vayas a usar.

Las Agendas de papel

Éstas Existen desde hace siglos y las hay de todos los estilos. Las agendas de papel son muy fáciles de llevar y utilizar. Un buen ejemplo de agenda de papel es la popular Filofax, que existe desde hace mucho tiempo, incluso desde antes de la Primera Guerra Mundial, y está disponible en varios tamaños y estilos. La gente que usa una Filofax confía en ella. Las hay de varias marcas, como “Franklin Covey” e incluso Louis Vuitton. Tendrás muchas opciones si aún te gusta usar el papel.

Una Agenda al día, te ayuda
en la organización del
tiempo

Planificadores para PC 

Más recientemente, los programadores han desarrollado varios planificadores en línea que puedes utilizar con tu PC. Aquí tienes dos para probar.

WeeklyPlan.net Se basa en el método "Consiga que las cosas se hagan” y te ayuda a organizar tus días. Trabaja por semanas y te ayuda a dividir las tareas pendientes de forma lógica.

DayViewer.com Tiene un calendario en línea, gestión de contactos, diario en línea y lista de tareas pendientes; incluso tiene un sistema de motivación y un sistema de recordatorios. Te ayuda a organizarte mejor en un solo lugar.

Aplicaciones de planificación

Además de las agendas de papel y las agendas para PC, también puedes conseguir aplicaciones para tu dispositivo móvil. Aquí tienes un par de estas aplicaciones que puedes probar.

Schedule Planner Esta aplicación funciona con un sistema Android y está disponible en Google Play. Te permite planificar tus tareas y mantenerlas organizadas. Incluso puedes comparar lo que querías hacer con lo que realmente haces.

Planner Plus Se trata de una agenda que puede utilizarse con el iPhone. Te organiza las tareas y puedes verlas por días, semanas o meses, como prefieras.

Lo importante es elegir algo que te permita tener listas de control, proyectos y próximas acciones, enumeradas de una forma que tenga sentido. Cualquiera que sea el sistema que utilices, debes poder hacer planes, hacer un seguimiento de los planes y mucho más. Y recuerda que debes elegir un sistema que se adapte a tu estilo de vida. Si no te gusta la tecnología, quizá prefieras el papel. Pero si te gusta utilizar la tecnología, como a la mayoría de la gente hoy en día, elige la tecnología adecuada para ti.

Cree una rutina

Una forma de mantenerse organizado es seguir una rutina regular. Si no tienes rutinas ahora, es hora de empezar a crearlas. Las rutinas se convierten en hábitos, y los hábitos facilitan el éxito. 

Empiece con todo Anote todo lo que tiene que hacer cada día. Si no está seguro, lleve un diario. Puedes empezar abordando cuestiones como:

- ¿Qué tienes que hacer para ir a trabajar?

- ¿Qué tienes que hacer para llevar a tus hijos al colegio?

- ¿Qué tienes que hacer para que tu casa esté ordenada por la mañana?

- ¿Qué tienes que hacer para que tú y tu familia comáis todos los días?

- ¿Qué tienes que hacer para que tu familia esté limpia todos los días?

- ¿Qué actividades tienen tus hijos esta noche y qué tareas tienes que hacer para que así sea?

- ¿Qué recados tienes que hacer hoy y qué tienes que hacer para conseguirlo?

- ¿Qué tipo de ejercicio tienes que hacer hoy y qué necesitas para poder hacerlo?

- ¿Qué tienes que hacer hoy para mantener limpia tu casa?

Con la lista que has hecho, es importante crear un calendario. Es importante tenerlo todo en cuenta, incluso cuándo tienes más energía. Si no eres una persona madrugadora, no hagas muchas tareas para hacer antes del trabajo. Y si no eres una persona nocturna, no crees un horario que te haga hacer demasiadas cosas por la tarde. 

Si no trabajas dentro de tu horario y durante los niveles de energía adecuados, no tendrás éxito. Tienes que trabajar con lo que tienes. Recuerda ser flexible y estar dispuesto a cambiar si la nueva rutina no funciona. Puede que tardes varias semanas en conseguirlo.

Cada cosa en su sitio

Una cosa que puede causar una grave desorganización es una mala organización. Parece una tontería esta expresión, pero es cierto. Cuando organizas tu casa, o tu oficina, es importante saber dónde poner las cosas para que sea fácil mantenerlo todo organizado. Un buen consejo para mantener las cosas organizadas es poner cosas iguales con cosas iguales. 

Por ejemplo, en la cocina, pon las tazas de café, el café, la crema, el azúcar, etc. cerca de la cafetera. Pon los platos cerca del lavavajillas. Si tienes espacio, organiza la cocina en estaciones, como la de hornear, la de picar, etc. Esto facilita su uso, ya que los utensilios de cocina se colocan uno al lado del otro. Así será más fácil utilizarla y guardarla cuando hayas terminado.

Empieza bien el día 

Hacer la más mínima cosa por la mañana puede ayudarte a empezar el día muy bien. Por ejemplo, hacer la cama nada más levantarte puede marcar una gran diferencia. Tu habitación parecerá más limpia al instante y te sentirás optimista sobre tu capacidad para organizarte. Cualquier otra cosa que puedas hacer por las mañanas para empezar bien el día te ayudará. 

Termina bien el día

Cuando el día esté llegando a su fin, asegúrate de hacer algo de tu lista que te ayude a cerrar el día y te haga sentir relajado sobre tu estado de organización. Algunas ideas son, preparar la cafetera para la mañana siguiente o consultar la lista de tareas pendientes de mañana para tener una idea de lo que está por venir.

Establece plazos

Una de las cosas más importantes que tienes en tu haber para organizarte y mantenerte así, es la capacidad de establecer plazos para las tareas que tienes que hacer. Algunos plazos están preestablecidos por la naturaleza de la tarea, como preparar la cena. Otras no están fijadas, como limpiar el cajón de los trastos o trabajar en la "gran obra que escribirás". Sin embargo, puedes establecer plazos, lo que automáticamente hará más probable que cumplas cualquier objetivo que te hayas marcado.

PARA MANTENERSE ORGANIZADO PÓNGASE DE ACAUERDO CON TODOS

Una de las primeras cosas que hay que hacer cuando decides organizarte mejor es poner a todo el mundo de acuerdo. Ya sea tu familia, tus compañeros de trabajo u otras personas con las que tratas a diario; puedes asegurarte de que todos colaboran para crear una mayor y mejor organización.

En casa, uno de los primeros pasos podría ser crear un calendario familiar, lo cual puedes lograr con Google Calendar familiar. Los calendarios de Google son maravillosos porque todos pueden sincronizarlos con sus dispositivos móviles, e incluso puedes configurar recordatorios que se envíen por correo electrónico o aparezcan de forma emergente. Así es más difícil olvidarse de hacer algo que está programado.

En el trabajo y dentro de la comunidad, tendrás que implementar los cambios más lentamente, y probablemente tendrás que aprender a decir "no" con mayor frecuencia. Pero, si le dedicas el tiempo suficiente, conseguirás que todos se organicen mejor y se mantenga así. Sólo hace falta perseverancia y paciencia.

A continuación, es importante seguir desarrollando el plan de acción para poder llevarlo a cabo. Así podrás organizarte, evitar distracciones y tener mayor productividad.

Elabora un plan de acción

Para elaborar el mejor plan de acción, hay que empezar por alguna parte. Y el mejor lugar para empezar son las áreas de tu vida que ya están estructuradas, como el trabajo, la escuela, los deportes organizados y cualquier otra cosa que ya tenga un horario establecido. Dispón primero en tu calendario las cosas que tienen horarios establecidos. Esto te permitirá ver la verdad sobre el tiempo que tienes disponible para hacer más cosas.

A continuación, incluye tu vida doméstica en torno a esas cosas. Por ejemplo, si sabes que tienes que salir de casa exactamente a las 7.30 de la mañana para estar en tu mesa de trabajo a las 8.00, eso determinará el tiempo que necesitas para todas las actividades que necesitas hacer, para lograr estar a tiempo, en ese lugar.

Aunque no hace falta que anotes hasta el mínimo detalle en tu calendario, todo el tiempo, es una buena idea intentar hacerlo durante, al menos, un mes. De este modo, sabrás cuánto tardas realmente en hacer cosas como preparar la cocina, pagar facturas, e incluso, prepararte para ir a trabajar. Incluir estas cosas en tu cronograma te ayudará a darte cuenta de cuánto tiempo tienes realmente y de cuánto tiempo no dispones, la próxima vez que alguien quiera que añadas algo a tu día.

Planifica tus horas de comida

Una cosa que puede quitarte más tiempo del que crees, y hacerte perder tiempo y desorganizarte, son las horas de comer. Si consigues organizar esto, estarás en el camino de tener una mañana más organizada y una tarde más relajada. ¿Y, cómo puedes lograrlo? Veamos algunos pasos:

- Crear un menú. Al hacer un menú para tus comidas, podrás hacer una lista de las compras a partir de él, y también sabrás cuánto tiempo te llevará preparar las comidas. Además, siempre sabrás lo que necesitas comprar.

 - Comprueba tu tiempo. Decide qué comidas vas a preparar en función de tu calendario y del tiempo del que dispongas para hacerlas. Quizás debido al horario decidas preparar algunas comidas con antelación.

- Programa las compras de forma lógica. En lugar de ir todos los días a la tienda a por cosas de última hora, por qué no planificar el orden lógico de las cosas para asegurarte de que no desperdicias tiempo. Llevar una lista de compras y saber que estarás cerca de la tienda cuando vayas a tu entrenamiento deportivo, significa que puedes pasar por la tienda después de tus clases.

- Delega. Reúne a toda la familia para planificar qué tareas deben hacerse: responde quién, cuándo y cómo. Ponlo por escrito y asegúrate de que todos lo entiendan. Todos deben participar en los diferentes tiempos; no todo depende de una sola persona.

Si planificas tus comidas con antelación y te aseguras de que has reservado tiempo suficiente y haz delegado, lo que se puede delegar, nunca o casi nunca volverás a sentirte apurado, desorganizado y abrumado.

Crea listas de tareas realistas

Cuando hagas tus listas de tareas pendientes, no las hagas tan largas que cualquier persona en su sano juicio echaría un vistazo y se sentiría abrumado y asustado. En vez de eso, elabora tus listas de tareas pendientes, de forma realista, teniendo en cuenta el tiempo de que dispones y la importancia de las tareas que debe realizar.

Una buena forma de organizar las cosas es, diaria, semanal, mensual y por orden de urgencia. También puede ayudarte, abordar primero las tareas que no te gustan, así te sentirás realizado al quitarte esas tareas de encima. Para ayudarte a crear listas de tareas realistas, una buena agenda puede serte de gran ayuda.