UNA BUENA ORGANIZACIÓN REQUIERE ESTABLECER LÍMITES

Establezca límites

Pasar tiempo en Redes Sociales como Facebook y otras similares, esá bien; pero a fin de mantenerse organizado, es necesario establecer límites; de preferencia, establecer horarios en las que atender tus Redes Sociales y cumplir con esos tiempos. Puedes poner, asimismo, un temporizador para la revisión del correo electrónico o mientras haces otras actividades que requieren límites. Es interesante cuando pones la alarma para ciertos tipos de tareas y se cumple el tiempo. Te sugiero que lo hagas y verás que es un buen ejercicio, que puede ser muy útil para la organización de tu tiempo.

Utiliza las herramientas que puedan ayudarte, pero solo las necesarias

Para mantener tu casa y tu oficina organizadas, es importante que te hagas con las herramientas necesarias. Artículos como cestas, cajones, separadores, organizadores de habitaciones, aplicaciones, hojas de cálculo, cuadernos, calendarios y mucho más te ayudarán a mantenerte organizado. Pero tienes que evitar comprar y utilizar demasiadas herramientas. Elige el menor número posible de herramientas para hacer el trabajo, pero utiliza las necesarias.

Dedica solo el tiempo necesario para algunas tareas

Es importante dedicar el tiempo necesario para hacer lo que hay que hacer. Por ejemplo, sólo se tarda de 10 a 15 minutos en recorrer la casa con una cesta para colocar todos los objetos que pertenecen a otras habitaciones. También se necesitan de 10 a 15 minutos para revisar la agenda y determinar lo que hay que hacer hoy y después de hoy.

Organiza tu vida, organizando
tu tiempo

Termina con la práctica multitarea

Una de las peores cosas que le ha pasado al ser humano es la presión por hacer más cosas. Cada vez que se inventa una nueva tecnología, en lugar de facilitarnos la vida nos la complica. Inventar el lavavajillas debería haber mejorado la vida de los encargados de casa de todo el mundo, pero en lugar de liberar tiempo para hacer algo divertido como una noche de juegos en familia, sólo liberó tiempo para hacer más trabajo. ¿Para eso sirve realmente la tecnología?

Las redes sociales, los mensajes de texto, la tecnología móvil y las pantallas por todas partes han convertido nuestras vidas en un torbellino. La información fluye a una velocidad vertiginosa, y apenas somos capaces de mantener el ritmo. Cuanta más tecnología se inventa, más intentamos hacer varias cosas a la vez. Después de todo, ¿cuántos de ustedes se han encontrado enviando mensajes de texto y caminando al mismo tiempo, o enviando mensajes de texto durante una reunión familiar o una cena fuera de casa? Probablemente la mayoría de nosotros nos hemos encontrado haciendo todas estas cosas. Pero, ¿funciona realmente? La respuesta es no.

En realidad, la multitarea no funciona.

Nadie es tan bueno, en la multitarea. El cerebro humano no está diseñado para concentrarse de esa manera. Cuando haces varias cosas a la vez, en realidad estás cambiando de una tarea a otra. No haces las dos cosas a la vez. De hecho, hay muy pocas cosas que podamos hacer así. Tal vez algunas muy sencillas, pero aún así, hay cierta dificultad.

Para hacer cosas que requieran pensar de verdad, tenemos que concentrarnos en una sola cosa a la vez. Escribir un informe para el trabajo, pagar las facturas, pasar tiempo con la familia; todas estas cosas merecen el cien por ciento de nuestra atención.

Cuanto más aprendas a concentrarte en cada tarea que estés haciendo en ese momento, más rápido la terminarás y más precisa será. No importa lo que estés intentando conseguir: siempre será de mayor calidad si le dedicas toda tu atención.

Una vida sencilla

Una forma de organizarse es llevar una vida sencilla. La mayoría de la gente compra demasiadas cosas. Seguro que has oído el chiste de comprar casas cada vez más grandes para albergar todas tus "cosas", e incluso trasteros para más "cosas". Para controlar la cantidad de cosas que compras e incorporas a tu vida, haz balance de lo que realmente necesitas.

Compra menos cosas

¿Cuántos pares de jeans necesitas realmente? ¿Cuántos calcetines, camisas, vestidos, etc.? ¿Realmente necesitas algo más? Y, sinceramente, ¿cuántos utensilios de cocina necesitas en este momento? Cuando empieces a buscar cosas nuevas para meter en casa, tanto las que necesitas como las que sólo quieres, piensa bien si realmente las necesitas o no.

Deshazte de las cosas innecesarias.

Revisa tus cosas y deshazte de algunas de ellas. Si no has usado algo durante varios meses o, incluso, años; ya no lo necesitas. Tienes varias opciones para deshacerte de tus cosas. Puedes hacer una venta de garaje, poner las cosas en algún sitio web o donarlas a una organización benéfica. Pero, sácalo de tu casa y desde luego no lo lleves a tu oficina.

Facilitarte las cosas simplificando tu vida marcará una gran diferencia. Tu casa y tu oficina, y también tu coche, estarán menos desordenados. Ahorrarás mucho tiempo, porque cuando las cosas se amontonan, a menudo se pierden papeles e información importantes. El tiempo que ahorras sin tener que buscar objetos perdidos no tiene precio.

Aprende a decir no

Una de las cosas más importantes que puedes aprender para mantenerte organizado es conocer tus límites y saber cuándo decir no. Si empiezas a considerar que el tiempo es más valioso que el dinero, tendrás más posibilidades de decir no cuando sea necesario.

Es difícil decir que no. Todo el mundo a tu alrededor te pide más. La Asociación de Padres y Madres quiere que trabajes en alguna comisión; tu jefe quiere algo que lleva dos semanas, terminado en veinticuatro horas. Tus hijos quieren cada momento de tu día. Tu cónyuge de igual manera. Ni hablar de tu mejor amigo y, todo eso, puede descontrolarse.

Te llevará algún tiempo, pero empieza poco a poco y practica a decir la palabra "No". Siente cómo se te escapa de la lengua y cómo te sientes al pronunciarla. En este momento, es probable que sientas cierta ansiedad al pronunciarla. Pero, con el tiempo, cuando te des cuenta de que vas a ser mucho más valioso haciendo bien cada cosa que hagas, y de que te vas a sentir mejor siendo más organizado, te resultará mucho más fácil.

Un método para decir que no es utilizar la agenda. Saca tu agenda o tu dispositivo móvil, abre el calendario y mira lo que tienes que hacer. Esto te dará la oportunidad de pensar si realmente quieres o no hacer lo que te han pedido. Además, te dará la oportunidad de ver si realmente tienes tiempo para hacerlo. Si no tienes tiempo, y no hay forma real de reorganizar las cosas, aunque quieras hacerlo, tendrás que decir que no.

Si simplemente no quieres hacerlo, puedes utilizar el calendario como excusa. Abrir el calendario y decir: "Lo siento mucho, pero no puedo hacerlo en este momento"; suele ser suficiente. También puedes decir: "Te contestaré antes de X hora". Si realmente quieres hacerlo, pero no tienes tiempo, puedes decir que no a la petición, pero ofrecerte a hacer otra cosa.

Por ejemplo, tu jefe quiere que hagas un trabajo en 24 horas que, literalmente, lleva unas 48 horas de trabajo seguido. Sabiendo que eres humano y que necesitas dormir, es importante que le digas a tu jefe la verdad. "No puedo tener esto hecho para esa fecha, pero lo tendré hecho para esta otra fecha". Este es un buen ejemplo de cómo decir que no, pero cumplir con lo que hay que hacer.

Busca ayuda profesional

Por último, si pruebas todas estas cosas y sigues sin poder organizarte, es posible que entres en la categoría de "desorganizado crónico". O puede que simplemente tengas demasiadas cosas entre manos como para hacerlo todo tú solo. En cualquiera de los dos casos, necesitarás ayuda. Puedes obtener ayuda de varias maneras.

- Contrata a un organizador profesional. Se trata de una persona que puede organizar varios aspectos de tu vida. Algunos profesionales organizan cocinas; otros, cualquier área en la que nos desenvolvamos. Tú decides con qué necesitas ayuda. Incluso empezar por una sola cosa puede repercutir en otras áreas de tu vida. 

- Externalizar. Otra forma de obtener ayuda profesional es externalizar ciertas cosas de tu vida. Puedes subcontratar las tareas domésticas, incluso la preparación de la cena, a un chef profesional, y potencialmente, incluso ciertos aspectos de tu trabajo, si lo deseas. Cualquier cosa que odies hacer, que te lleve demasiado tiempo o que simplemente no puedas hacer, puede externalizarla.

Puede contratar a un asistente virtual para que se encargue de las tareas administrativas, o a una asistente para que mantenga limpia tu casa, o a un organizador profesional que te ayude a identificar qué hábitos debes abandonar y qué hábitos debes introducir para mantenerte organizado. Todo esto puede ayudar en esta era de distracción extrema.