Sunday, June 12, 2011

Conceptos modernos de administración

Por: Félix Miranda Quesada (*)

La administración constituye una disciplina de gran importancia social y, aunque su historia es paralela a la existencia del ser humano, podemos hablar, y de hecho muchos autores lo han venido haciendo, sobre administración moderna. La modernidad desde la perspectiva de la administración es producto de los acontecimientos y circunstancias que se han presentado en los últimos tiempos en la historia de la sociedad, referidas a campos tan trascendentales como la sicología, la tecnología, el conocimiento, la información y, muy importante, el derecho.
Como fin, la administración tiene la encomienda de lograr la productividad de los recursos de que se dispone, organizando los elementos que intervienen en el desarrollo económico y social de la sociedad en general, pasando por la empresa y la familia. Sin embargo; la modernidad referida a los campos señalados anteriormente, obligan a la administración a dar un cambio radical en su actuar, si se quiere lograr la mayor efectividad en el desarrollo de la sociedad. Como ya lo mencioné, antes que el desarrollo de la sociedad en general, la administración actúa en la empresa y en la familia, donde se encuentran presentes todos los campos mencionados.
No es posible para la administración que ignora la presencia de la sicología, la tecnología, el conocimiento, la información y el derecho, realizar una adecuada gestión y lograr los objetivos propuestos o deseados por los dueños del capital que, en el caso de las empresas privadas son los accionistas o inversionistas y, en el caso de las instituciones públicas, somos los contribuyentes en general.
Veamos la relación de cada uno de los campos mencionados, con la administración y cómo su desconocimiento o, ignorarlos, afecta de manera impactante el logro de los objetivos.
è La sicología. El pensamiento moderno llega a las personas a edades muy tempranas y, por lo tanto, pretender tratar con una persona, sea éste un colaborador, estudiante, cliente, etc., de la misma forma como se hacía en tiempos pasados podría constituir un grave error. Era muy común, y aún lo vemos en la actualidad, ver administradores reprendiendo a algún empleado por llegar tarde a su trabajo, y lo hacían delante de las personas que estuvieran presentes y, por lo general, no había reacción negativa de parte de los colaboradores que causara algún conflicto. Eso no es posible en la actualidad. La actitud mental que provocan los acontecimientos y las situaciones que le ocurren a las personas diariamente, hacen que éstas estén indispuestas para tolerar lo que puede considerarse una falta de respeto a su privacidad y a sus derechos, generándose así, ante situaciones como las descritas anteriormente, conflictos que perjudican la sana convivencia institucional y social.
è La tecnología. Entre las muchas ventajas que la tecnología ha traído consigo, está la rapidez para comunicarse y llevar a cabo negociaciones de diferente naturaleza. Esto ha sido aceptado por la mayoría de las personas que desarrollan negocios y actividades sociales y culturales. Pretender administrar eficazmente, prescindiendo del conocimiento básico tecnológico, podría ser, también, un error y podríamos auto-engañarnos. Es necesario que el administrador moderno domine las herramientas básicas tecnológicas del Siglo XXI y no conformarse con el hecho de que sus colaboradores tengan dicho conocimiento. Debemos recordar que, una de las características del líder es, que éste inspira.
è El conocimiento y la información. En este artículo consideraré estos dos campos de manera conjunta, por la relación intrínseca que ambos tienen en concatenación con el punto anterior ya tratado, la tecnología.
Basta con leer a los autores modernos de la administración y ver a nuestro alrededor para entender porqué se dice que estamos en la era del conocimiento. Se debe, principalmente a que también estamos en la era de la información, en la cual todo lo que se requiere conocer para la realización de los negocios y las diferentes tareas institucionales y sociales, lo tenemos a mano y en tiempo real. Esto significa que, el conocimiento ya no es exclusivo de los que toman decisiones o gobiernan las empresas y los países, el conocimiento es de todos. Por lo tanto, no es lo mismo gestionar, administrando y dirigiendo a un grupo de personas con información y conocimiento igual al nuestro y, en ocasiones superiores, que hacerlo como en épocas pasadas, cuando el conocimiento era “propiedad” del administrador.
è El derecho. Para nadie es un secreto que en los últimos años se han creado leyes protectoras de los derechos humanos, dirigidas a niños, adolescentes, mujeres y personas adultas. Pero lo más importante es, la divulgación que de éstas hacen los organismos encargados de la protección de cada uno de los grupos afectados y la gestión que estos mismos organismos hacen para su cumplimiento. Consecuentemente, la administración moderna debe conocer el bloque de legalidad que corresponde en su gestión y considerarlo adecuadamente a la hora de tomar decisiones en el desarrollo de sus actividades.
Puedo asegurar que, quien pretenda administrar pasando por alto los diferentes campos que he descrito en este artículo, podría estar condenado al fracaso y su gestión podría devenir en conflictos y, a la vez, llevar al administrador a incurrir en una serie de responsabilidades que podrían ir desde las administrativas hasta las penales, con el consecuente perjuicio para la institución empresa o país que administra.

(*)
Administrador de Empresas
Administrador Educativo
Contador Público Autorizado






Tuesday, June 7, 2011

CONTROL INTERNO: ¿Ampo o Folder? ¿Qué incluir?



Por: Félix Miranda Quesada


DEL CONTROL INTERNO

En los últimos días algunas personas del Sector Educación de Costa Rica me han formulado dos preguntas específicas, referidas al Control Interno, a las cuales doy respuesta en este breve artículo. Previo a darle respuesta a estas preguntas, haré referencia al Control Interno como principio de Legalidad. Al respecto el Control Interno para las Instituciones Públicas, más allá de una doctrina o teoría es una ley, que en nuestro país (Costa Rica) está contenida en la Ley General de Control Interno N° 8292; sin embargo, esta ley tiene su fuente en la teoría administrativa, referida a uno de los elementos del Proceso Administrativo, a saber, EL CONTROL.

Así, dos aspectos subsisten en el Control Interno, en torno a los cuales gira el accionar de los funcionarios de las instituciones públicas, estos aspectos son SUSTANCIA y FORMA. La sustancia es aquello que le da sentido al Control Interno y que permite cumplir con los objetivos de éste, objetivos claramente consignados en la misma ley, los cuales se encuentran definidos en el Artículo 8 de la Ley 8292, que al respecto preceptúa:

Artículo 8.- Concepto de sistema de control interno
Para efectos de esta Ley, se entenderá por sistema de control interno la serie de acciones ejecutadas por la administración activa, diseñadas para proporcionar seguridad en la consecución de los siguientes objetivos:
a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.
b) Exigir confiabilidad y oportunidad de la información.
c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones.
d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.

Por lo anterior, puedo afirmar que toda acción o práctica que conduzca al logro de los objetivos anteriores, puede ser calificada, sin temor alguno, como parte del CONTROL INTERNO, independientemente de su FORMA. Por otra parte, acciones o prácticas que hayan sido calificadas, aún desde el punto de vista legal como parte del CONTROL INTERNO que no cumplan con el logro de los objetivos anteriores, no pueden ser consideradas como parte del CONTROL INTERNO, no importa cual sea su forma.

La forma, cuando se habla de control interno, evaluación, procesos de auditoría o cualquier otra práctica administrativa, está referida a cualidades como forma, color, tamaño, lugar, etc. Aspectos que no necesariamente coadyuvan a la protección de los activos institucionales, ni a la eficiencia y a la eficacia, aunque sí al ordenamiento jurídico y técnico, porque debe cumplirse como está estipulado, aunque no aporte valor agregado al cumplimiento de los objetivos.

DE LAS PREGUNTAS CONCRETAS

Las dos preguntas específicas a las que hice mención al inicio de este artículo, son:

1. ¿Se debe utilizar, para el expediente de Control Interno, un “AMPO” o un “FOLDER”?

2. ¿Qué debe contener dicho EXPEDIENTE?

Previo a dar respuesta a dichas interrogantes debo anotar que, por tratarse de forma, no en todas las instituciones públicas o ministerios, serán iguales los procedimientos en este sentido. En este caso, son procedimientos propios del Ministerio de Educación Pública (MEP), para lo cual el MEP está facultado, de acuerdo con el Artículo 7 de la Ley 8292, en el cual establece, entre otras cosas, lo siguiente:

“Los entes y órganos sujetos a esta Ley dispondrán de sistemas de control interno, los cuales deberán ser aplicables, completos, razonables, integrados y congruentes con sus competencias y atribuciones institucionales”.

Así, las respuestas a las dos preguntas específicas, responden al Sistema de Control Interno que el MEP ha establecido en concordancia con las facultades que le otorga el Artículo 7 de La Ley 8292, sistema de acatamiento obligatorio para todos los actores del sistema educativo.

LAS RESPUESTAS

¿Se debe utilizar un AMPO o un FOLDER para el Expediente de Control Interno?

El Oficio DPI-627-2010 del 9 de marzo del 2010, suscrito por Aura Padilla Meléndez, Directora, Dirección de Planificación Institucional, reza, en el párrafo 2, lo siguiente:

“El Expediente de Control Interno consiste en un folder dividido en los 5 Componentes Funcionales de Control Interno a saber: Ambiente de Control, Valoración de Riesgos, Actividades de Control, Sistemas de Información y Actividades de Seguimiento”.

En consecuencia, lo establecido para tal fin es: UN FOLDER.

¿Qué debe incluirse en el Expediente de Control Interno?

El mismo Oficio DPI-627-2010 establece en el párrafo 3, lo siguiente:

“En él se deben incluir únicamente las matrices que en forma específica son requeridas en la Matriz de Implementación del Sistema de Control Interno”.

Consecuentemente, lo único que debe incluirse son las matrices que en forma específica son requeridas en la Matriz de Implementación del Sistema de Control Interno”. (Ver Manual de Procedimientos de Control Interno).

El Oficio supra citado abunda en este sentido, estableciendo en sus párrafos 4, 5 y 6 lo que se transcribe a continuación:


4. Por lo anterior, en el Expediente de Control Interno no se debe incluir la documentación que producen las diversas actividades de control; cada una de éstas debe tener su propio expediente.

5. Tanto el Expediente de Control Interno como los expedientes correspondientes a las diversas actividades de control de sus dependencias, deben ser archivados según los lineamientos que para tal efecto ha definido el Departamento de Archivo Central.

6. En coordinación con el Departamento de Archivo Central se aclara que lo indicado en la circular AC-129-09 referente al “Expediente de Seguimiento de Control Interno”, se refiere al Expediente de Control Interno referenciado en la presente circular, por lo que el nombre que se debe utilizar es: “Expediente de Control Interno”.